Как да запишете среща в Microsoft Teams

Въпросът звучи просто, но има три различни отговора и те водят до три различни места. Единият запис остава в хранилището на компанията, другият изисква лиценз, а третият е на вашия компютър. Кой от тях ви трябва зависи по-малко от Teams и повече от това какво ще правите със записа после.

Вариант едно: записът на самия Teams

В срещата има бутон за запис. Натиска го организаторът или човек, на когото администраторът е дал това право, и от този момент всички виждат надпис, че срещата се записва.

Какво следва:

• Файлът отива в OneDrive на този, който е започнал записа, или в SharePoint, ако срещата е била в канал.
• Колко дълго стои там решава политиката на организацията, не вие.
• За да получите текст, трябва транскрипцията да е включена отделно и да е настроена на български език. Транскрипцията и записът са две различни неща в Teams.

Това е правилният вариант, когато срещата е вътрешна, всички са в една организация и администраторът вече е настроил нещата както трябва. Записът е в средата, която фирмата ви администрира, и никой не се учудва от него.

Ограничението е, че работи само в Teams. Срещата в Zoom, разговорът по телефона през компютъра и планирането на живо в заседателната зала остават без нищо.

Вариант две: Copilot

Ако организацията плаща Microsoft 365 Copilot или Teams Premium, резюмето се появява в самата среща, без второ приложение и без втори акаунт. Copilot отговаря и на въпроси за срещата.

Две неща трябва да са изпълнени: транскрипцията на срещата да е включена, което всички участници виждат, и лицензът да е купен за всеки, който ще го ползва. Цената е на потребител, на месец, върху съществуващия лиценз за Microsoft 365.

Написали сме подробно сравнение между Minuvo и Copilot в Teams, включително къде всеки от двата не работи.

Вариант три: запис от вашия компютър

Третият вариант не минава през Teams изобщо. Приложение на вашия Windows компютър записва два звукови потока: микрофона ви и звука, който Teams вече пуска през говорителите. Никой не влиза в срещата, защото няма кого да поканите.

Това е начинът, по който работи Minuvo, и той има едно предимство и едно ограничение, които трябва да знаете преди да изберете.

Предимството: записва всичко, което издава звук на вашия компютър. Една и съща настройка работи за Teams, за Zoom, за Google Meet, за разговор по телефона през компютъра и за среща на живо, където просто записвате стаята през микрофона на лаптопа. Не зависи от лиценз, от администратор и от това дали някой е включил транскрипцията.

Ограничението: записът е от вашата страна на разговора. Ако вашата връзка прекъсне, тези секунди липсват. Ако вие излезете от срещата, записът спира. Записът на самия Teams в този смисъл е по-независим от вас.

Кой вариант за коя среща

Какво не се променя в нито един от трите

Трябва да кажете на другите, че записвате. Не защото софтуерът го изисква, а защото хората в разговора имат право да знаят. При записа на Teams надписът го казва вместо вас. При запис от вашия компютър го казвате вие, с едно изречение в началото. Кой трябва да знае и защо е отделен текст.

И в трите случая записът на среща с външни лица е обработка на лични данни. Кой отговаря за нея и какво трябва да е налице е описано в страницата за GDPR.

Ако изберете третия вариант

Minuvo е приложение за Windows 10 и 11, около 12 MB, което не иска администраторска парола. Свързва се с акаунта ви чрез код, който потвърждавате в браузъра, и след това стои в лентата на задачите, докато не натиснете „Започни запис“.

След срещата получавате записки на български в пет части: какво е останало от предишния път, резюме, решения, задачи с отговорник и срок, и отворени въпроси. Аудиото се изтрива веднага след обработката, ако не решите друго.

Първият час е безплатен и не иска карта. Достатъчен е за една истинска среща, за да прецените сами.