Колко дълго да пазите записа от среща

Аудиозаписът на една среща съдържа гласовете на всички в нея, всичко, което са казали, включително шегите преди началото и разговора след края, и всяко име, число и клиент, споменати помежду им. Той е най-чувствителният файл, който вашата фирма произвежда в един обикновен ден. В същото време, в момента, в който записките и транскриптът са готови, почти никой не го отваря повече.

Тези две неща заедно дават отговора на въпроса от заглавието: колкото може по-малко.

Четирите варианта

Minuvo има настройка на ниво работно пространство с четири стойности:

• Веднага. Аудиото се изтрива в момента, в който обработката приключи и записките са готови. Това е стойността по подразбиране.
• 7 дни. Една работна седмица, за да чуете спорно място.
• 30 дни. Един месец, за екипи, които редовно се връщат към записа.
• 90 дни. Едно тримесечие. Максимумът.

Няма „завинаги“. Няма и да има, защото аудио, което никой не пази с цел, е риск без полза.

Защо „веднага“ е по подразбиране

Защото това е единствената стойност, при която не трябва да мислите. Ако записът не съществува, той не може да изтече, не може да бъде поискан, не може да бъде пуснат в грешен канал и не трябва да фигурира в описанието на обработваните данни с отделен срок.

Записките и транскриптът остават. Те са текст, търсят се, редактират се и са това, за което всъщност сте записвали. Транскриптът пази кой какво е казал и кога, така че спорът „не съм казал това“ се решава с текст, не със звук.

Ако след една седмица с настройката „веднага“ установите, че никога не ви е трябвал записът, значи настройката е правилна. По нашия опит това е почти винаги.

Кога има смисъл да е друго

Три случая, в които седем или трийсет дни са разумни:

• Учите речника. В първите седмици разпознаването ще бърка имена и термини. Да чуете точното място помага да добавите правилната дума в речника. След това се връщате на „веднага“.
• Разговорът е с висока цена на грешката. Договаряне на условия, при което една дума разлика е пари. Седем дни стигат, за да я провери някой.
• Правите транскрипта по-добър на ръка. Ако редактирате транскрипта след срещата, записът е източникът. Трийсет дни покриват и най-заетия месец.

Деветдесет дни са за организации, които са решили това с юрист и имат причина. Ако не сте сигурни защо ви трябват, не ви трябват.

Как работи изтриването

След края на срока записът се изтрива от хранилището с автоматична проверка, която минава всеки час. Не чака някой да се сети. Когато аудиото е изтрито, страницата на срещата го казва изрично, така че никой не търси нещо, което вече не съществува.

Ако изтриете самата среща, аудиото ѝ се изтрива веднага, независимо от настройката. Изразходваните часове не се връщат, защото разпознаването вече е платено.

Къде е записът, докато го има

Приложението на вашия компютър качва записа директно в защитено хранилище с еднократен адрес за качване. Нашият сървър вижда данните за срещата, не аудиото. Доставчикът на разпознаване на реч чете записа от хранилището с друг еднократен адрес. Никой друг не го получава.

Има и настройка „Само доставчици с данни в ЕС“: ако е включена и няма наличен доставчик, който обработва в ЕС, обработката спира с ясна грешка вместо да премине тихо към доставчик извън ЕС.

Три въпроса, преди да смените настройката

1. Кой ще слуша записа и с каква цел?
2. Какво ще направи, ако не може да го слуша?
3. Ако отговорът на второто е „ще прочете транскрипта“, защо ви трябва записът?

Ако третият въпрос няма добър отговор, оставете „веднага“.