Задача без отговорник не се изпълнява

Отворете бележките от последните три срещи и пребройте задачите, които нямат име до тях. После проверете колко от тях са свършени. Съотношението е винаги едно и също и няма нищо общо с това колко добър е екипът.

„Трябва да пратим новата оферта“ не е задача. Това е наблюдение, с което всички в стаята са съгласни и никой не е поел. „Елена изпраща новата оферта до петък“ е задача. Разликата е шест думи и тя решава дали нещо ще се случи.

Защо задачите излизат безименни

Не защото хората бягат от работа. Три по-скучни причини:

Учтивостта. Да кажеш „ти ще го направиш“ на глас звучи рязко, затова изречението минава в безлично. „Ще трябва да се направи.“ Всички кимат. Никой не е поел нищо.

Претовареността. Човекът, който трябва да поеме, знае, че списъкът му е пълен, и мълчи достатъчно дълго, за да мине темата. Мълчанието не е отказ и точно затова минава незабелязано.

Записването. Този, който води бележките, е и участник в разговора. Докато обмисля какво да каже, задачата отминава, а после я записва по памет, без името и без срока, защото не ги помни.

Първите две са човешки и се решават с една фраза. Третата е причината половината от този сайт да съществува.

Фразата, която върши работа

В края на всяка точка, преди да минете нататък:

„Кой го поема и до кога?“

Пет думи. Ако отговорът е тишина, точката не е готова и е по-добре да го научите сега, отколкото след две седмици. Ако отговорът е „аз, до петък“, задачата е родена цяла.

Ако сте свикали срещата, това е вашата работа, не на човека с бележника.

Срок, който значи нещо

„Скоро“, „тази седмица“ и „като му дойде времето“ не са срокове. Първите две поне имат посока, третото е учтив отказ.

Работещият срок има дата или ден и е казан от човека, който ще го спази, не от този, който го иска. Срок, наложен отвън, се пропуска мълчаливо. Срок, предложен от изпълнителя, се защитава.

Когато срокът наистина не може да се определи, това също е резултат: задачата излиза с отговорник и без срок, и следващата среща започва с въпроса кога.

Какво прави софтуерът и какво не

Записките в Minuvo излизат в пет части и една от тях е „Задачи“. Всяка задача носи отговорник и срок, ако са били казани в разговора.

Ако не са били казани, задачата излиза без тях. Моделът няма право да измисля отговорник, защото задача с грешно име е по-лоша от задача без име: първата създава спор, втората създава въпрос. Празното поле е честният отговор и е и напомнянето: екранът, на който преглеждате записките, е мястото, където давате отговорник на задача, която е останала без такъв.

Това е и практическата причина да изричате нещата на глас. Записът съдържа само това, което е било казано. Ако решението е било подразбрано от петима души, в записките го няма.

Какво се случва със задачата после

Задачата има смисъл само ако някой я види втория път. Затова повтарящите се срещи носят предишните:

Втората среща със същото заглавие в рамките на два месеца се разпознава като продължение на първата. Записките ѝ започват с раздел „От предишния път“, в който всяка отворена задача получава един от три отговора според това, което е казано в новия разговор:

• приключена - в срещата е било казано, че е свършена;
• продължава - спомената е, но не е завършена;
• неспомената - никой не я е повдигнал.

Неспоменатото не се пренася втори път. Ако задача е останала неспомената две срещи подред, тя не е забравена по случайност, а е умряла, и напомнянето за нея се превръща в шум.

Кратък тест за качеството на срещата

След срещата погледнете раздела със задачите и си отговорете на три въпроса:

1. Всяка задача има ли име?
2. Всяка задача има ли дата или ден?
3. Има ли задача, която се появява за трети път?

Ако отговорът на първите два е „не“ за повече от една задача, проблемът е в срещата, не в записките. Ако отговорът на третия е „да“, задачата или не е нужна, или е дадена на грешния човек.

Как изглеждат записките и задачите в тях.